Eine Familie legt sich ein Konto an
Eine neue Familie kommt ohne Zutun der Küche ins Portal: Sie meldet sich selbst an, trägt ihr Kind ein und sieht den Monatsplan. Buchen kann sie noch nichts – Guthaben gibt es nur an der Essensausgabe, und genau daran scheitert der erste Versuch sichtbar.
Die Anmeldeseite für neue Familien Eltern kommen ohne die Küche ins Portal. Das Zugangswort der Schule steht im Elternbrief – es hält Fremde draußen, die die Adresse zufällig finden.
Angemeldet – und gleich zur Sache Das Konto steht. Als Erstes fragt das Portal nach den Kindern; ohne Kind gibt es nichts anzumelden.
Das Kind ist gemeldet Den Namen schreiben die Eltern, die Klasse melden sie nur – die Klassenliste führt die Schule. Bis die Küche die Meldung übernimmt, steht sie als Hinweis da. Anmelden zum Essen geht trotzdem sofort.
Der Monatsplan, noch ohne Guthaben Hier spielt sich der Alltag ab: links die Essenstage, rechts eine Spalte je Kind. Oben steht das Guthaben – null Euro, also null Essen.
Ohne Guthaben wird nicht gebucht Das Guthaben reicht für 1 Essen nicht: 4,00 € nötig, 0,00 € vorhanden. Bitte aufladen oder weniger Tage wählen.
Geld kommt an der Essensausgabe ins Konto Das Portal nimmt kein Geld entgegen und speichert keine Zahlungsdaten. Die Eltern geben bar in der Schulküche ab und nennen ihren Namen oder die Kassennummer, die hier steht.
An der Kasse: Guthaben aufladen
Geld nimmt das Portal nicht entgegen. Die Eltern geben bar an der Essensausgabe ab, die Küche bucht es ein – und der Beleg dazu lässt sich jederzeit nachdrucken.
Die Kasse Ein Suchfeld, sonst nichts. Die Küche tippt den Namen der Familie ein.
Die Familie gefunden Name, Kassennummer und der aktuelle Stand des Guthabens.
Eingezahlt Der Betrag steht sofort auf dem Guthaben, und die Kassenzeile hält fest, wer wann wie viel gebracht hat.
Der Beleg Ein Bon im 80-mm-Format. Er lässt sich jederzeit aus der Kassenzeile nachdrucken – auch Tage später.
Sonntagabend: die Woche auf einmal buchen
Der Alltagsfall. Es gibt keine eigene „Serie“ – man hakt die Tage an, die man will, und speichert einmal. Für ein Kind, das immer montags und dienstags isst, sind das zwei Klicks im Monat.
Der Plan am Sonntagabend Oben steht, wie weit das Guthaben reicht. Umgeschaltet wird zwischen „Diese Woche“ und „Ganzer Monat“ – wer im Voraus plant, nimmt den Monat.
Der ganze Monat auf einmal Jede Zeile ein Essenstag, jede Spalte ein Kind. Vergangene Tage und der offene Mittagstisch stehen nicht zur Wahl.
Angehakt, noch nicht gespeichert Die Häkchen allein bewirken nichts. Unten steht, was das Speichern kosten wird – erst dann wird abgebucht.
Einmal speichern, alles gebucht 3 Anmeldungen gespeichert. 12,00 € wurden abgebucht.
Was das Konto dazu sagt Jede Buchung einzeln im Auszug: Einzahlung, jedes Essen, jede Erstattung. Die Küche sieht dieselbe Liste.
Der Anmeldeschluss um 8:30 Uhr
Bis 8:30 Uhr am Essenstag können die Eltern anmelden und abmelden. Danach steht die Zahl für die Küche fest – sie muss wissen, für wie viele Kinder sie kocht. Dieselbe Seite, zwei Uhrzeiten.
Freitag, 8:18 Uhr – noch offen Der Monatsplan der Familie. Für heute lässt sich das Häkchen noch setzen und wieder wegnehmen.
Angemeldet – um 8:18 Uhr Ein Häkchen, „Änderungen speichern“, fertig. Das Essen ist gebucht und der Betrag vom Guthaben abgezogen.
Die Rückfrage der Betreuung Ein betreutes Kind ist vom Essen abgemeldet – kommt es trotzdem in die Betreuung? Bisher rief die Kernzeit deswegen an. Die Frage steht direkt nach dem Speichern, und Überspringen ist erlaubt.
Doch krank – abgemeldet um 8:19 Uhr Abmelden geht genauso: Häkchen weg, speichern. Das Geld ist sofort wieder auf dem Guthaben.
Derselbe Tag um 8:42 Uhr – zu Zwölf Minuten später ist das Häkchen verschwunden. Das Kind bleibt angemeldet, das Essen ist bezahlt. Wer jetzt noch absagen will, ruft in der Küche an – ändern kann auch sie es nur als Ausnahme.
Wenn das Guthaben nicht reicht
Familie Lang hat noch 4,00 € auf dem Konto – genug für ein Essen. Was passiert beim zweiten?
Vier Euro auf dem Konto Oben steht, wie weit das Guthaben reicht: ein Essen.
Ein Tag gebucht Vier Euro weg, das Konto steht auf null.
Der zweite Tag geht nicht Das Guthaben reicht für 1 Essen nicht: 4,00 € nötig, 0,00 € vorhanden. Bitte aufladen oder weniger Tage wählen.
Abgemeldet – Geld zurück 1 Abmeldung gespeichert. 4,00 € kamen zurück aufs Guthaben.
Der Kontoauszug Jede Buchung steht hier: Einzahlung, Essen, Erstattung. Die Eltern sehen dasselbe wie die Küche.
Ein Tag fällt aus
Hitzefrei, Ausflug, defekter Konvektomat: Die Küche sagt den Tag ab. Alle Anmeldungen werden erstattet – aber niemand bekommt eine E-Mail, das Portal verschickt keine.
Unter „⋯“ Alles Seltene liegt hier: Plätze, absagen, entfernen.
Abgesagt mit Grund Der Tag steht durchgestrichen in der Liste, das Guthaben ist zurück auf den Konten.
Ein Vormittag in der Schulküche
Die Küche arbeitet jeden Tag mit vier Seiten: der Tagesliste (wer isst heute), der Kasse (Bargeld annehmen, Beleg ausdrucken), den Essenstagen (welches Gericht steht wann auf dem Plan) und den Kontoständen als Papier-Sicherung. Dieser Abschnitt geht sie in der Reihenfolge durch, in der sie am Vormittag gebraucht werden.
Tagesliste des heutigen Tages aufrufen (dieselbe Liste, die für die Pavillons gedruckt wird). Das ist der Ersatz für die Papierliste: Kinder nach Betreuungsgruppe und Klasse, mit Kästchen zum Abhaken. Nach 08:30 Uhr ändert sie sich nicht mehr, vorher steht oben, dass sie sich noch ändern kann.
Die Essenstage des laufenden Monats aufrufen, Reiter "Betreuung" (die Vorgabe, wenn kein plan in der Adresse steht). Hier steht der Monat auf einem Blatt. Der Reiter "Betreuung" ist der Plan, an dem Anmeldungen, Plätze und Geld hängen – Menütext und Allergene lassen sich direkt in der Zeile ändern, alles Seltene liegt unter dem ⋯.
Auf den zweiten Reiter wechseln: der offene Mittagstisch. Der zweite Reiter ist der Plan für alle, die ohne Betreuung mitessen. Gebucht wird über ihn nicht, er steht auf dem Speiseplan – deshalb sieht die Zeile anders aus: Gericht, Allergene, Preis.
Die druckbare Liste aller Kontostände aufrufen (erreichbar über die Verwaltung, Bereich "Verwaltung", Punkt "Kontostände (Ausdruck)"). Einmal in der Woche ausdrucken und in die Küche legen: Wenn die App oder das Netz ausfällt, steht auf Papier, welche Familie wie viel Guthaben hat. Oben steht der Zeitpunkt, damit später klar ist, wie alt das Blatt ist.
Anrufe, die kommen werden
Vier Anrufe, die in jeder Woche kommen: „Ich komme nicht mehr rein“, „mein Kind steht in der falschen Klasse“, „ich habe vergessen abzumelden“ und „wir ziehen weg“. Drei davon löst die Küche auf einer einzigen Seite – „Familie helfen“ unter /admin/familie. Der vierte zeigt vor allem, wo die App bewusst nicht mitmacht. Aufgenommen wird alles am Beispiel von Familie Berger (familie1@probe.de, ein Kind: Lina Berger, 1. Klasse, Nachmi Mo/Di/Do, 48,00 € eingezahlt).
Familie suchen Jeder Anruf fängt hier an. Das Suchfeld nimmt den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Kassen-Nummer (Form K-12, genau geschrieben); in der Trefferzeile stehen die Kinder mit dabei, damit man die richtige Familie erwischt.
Familie öffnen Auf der Familienseite steht alles, was am Telefon gebraucht wird: Guthaben, Kinder, der Essensplan und die Knöpfe für Passwort und Kontoende. Es gelten dieselben Fristen wie für die Eltern selbst – die Küche hat hier keine Sonderrechte.
Einmal-Passwort setzen und Zettel drucken Das Portal verschickt keine Post, einen „Passwort vergessen“-Link gibt es deshalb nicht. Die Küche setzt ein Einmal-Passwort – vorlesen oder als Zettel mitgeben. Beim Anmelden verlangt die App sofort ein eigenes Passwort, und alle laufenden Sitzungen der Familie sind beendet: Das hilft auch im ernsteren Fall, wenn jemand anderes hineinkommt.
Abschnitt „Kinder pflegen“ aufklappen Die Klasse gehört der Schule, nicht den Eltern – die können sie nur melden, eintragen tut es die Küche. Hier stehen alle Angaben zum Kind an einer Stelle.
Heutige Zeile im Plan ansehen Um 8:30 Uhr ist Schluss. Danach steht die heutige Zeile fest, auch für die Küche: Das Essen ist gekocht und wird berechnet – „ich habe vergessen abzumelden“ lässt sich nicht nachträglich gutschreiben, und es gibt dafür auch keinen Knopf. Umgekehrt geht es schon: Stand ein Kind ohne Anmeldung an der Ausgabe, trägt die Küche das Essen auf der Tagesliste als Ausnahme nach – mit Grund im Klartext und einer Zählung je Familie.
Abschnitt „Familie beenden“ aufklappen Schulwechsel, Wegzug, Schuljahresende: Der Weg dafür heißt Sperren. Was dabei passiert, steht über dem Knopf, damit niemand raten muss.
Familie sperren Gesperrt heißt: kein Login mehr, keine Automatik, kommende Anmeldungen sind abgemeldet und erstattet – auch das Essen von heute, deshalb stehen die 4,00 € wieder auf dem Konto. Das Guthaben bleibt stehen, bis es bar an der Kasse ausgezahlt wird; erst danach und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist lassen sich die Namen löschen.
Und was sonst noch vorkommt
Vier Fälle, nach denen in der Küche das Telefon klingelt: das Guthaben reicht nicht mehr, ein Tag lässt sich nicht mehr anklicken, das Geld für einen abgemeldeten Tag ist weg, und ein Tag wird abgesagt. Die Bilder gehen erst durch den Elternblick (Schritte 1 bis 6), dann auf die Seite der Schulküche (7 bis 10). Alles spielt an einem Dienstag kurz nach dem Anmeldeschluss – nur dann sieht man am selben Bildschirm den gesperrten heutigen Tag und die noch offenen Tage der Woche.
Den Kontoauszug der Familie ansehen. Hier steht beides untereinander: die Abbuchung und das Geld, das zurückkam. Und oben, wie aufgeladen wird – bar an der Essensausgabe, mit Namen oder mit dieser Nummer.
Die Essenstage des laufenden Monats öffnen. Der Reiter "Betreuung" ist die Vorgabe – nur er kennt Anmeldungen und das ⋯. Die Essenstage des Monats. In der Spalte Angemeldet steht, wie viele Kinder an dem Tag mitessen – danach sucht man sich den Tag aus, um den es geht.